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| 黄金搭档营销费用管理平台建设 | |
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上海源天软件有限公司  组别：普通用户 文章：174 威望：14 金币：11 同城：上海 |
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0 在多年的积累中，公司打造了一个集广告、宣传与促销为一体的整合营销平台，平台上支撑着营销策略、营销计划、费用预算、付款与变更流程、实施监控、绩效考核等一整套业务系统，通过不断的创新与优化，这一平台也变得非常强健。可以说这一平台是公司稳定成长的必要保障，没有这些，再好的营销理念也无法得以落实。 随着公司的发展，公司的营销平台也出现了一些问题，由于问题的不断积聚，产生的困难也不断提升。 1．数据流失： 时间的推移，公司积累了大量的数据与文档，抛开这些即使管理人员也可以凭借经验作出一些合理的判断。但在利用这些数据时我们确发生了很多问题，由于大多数据是以电子表格形式存档在源头输入时没有得到合理控制，其信息的完整性、连续性无法保障。很多重要文档随着人员的转岗、离职而留失，而这些数据与文档是公司最大的价值所在。比如说我们在进行下一期间的策略制定时，一定要参照历史同期的投入数据与宣传文案，但这些资料无法提供完整的保证时，我们只能依照现有人员的经验积累，这些在很多时候是不够的。数据流失风险往往是公司最重要的风险，但在运行初期是不会被人重视的。 2．变更的风险： 营销业务面对的是市场，计划制定的再完美，也会受到环境、竞争对于行为的变化而变更。频繁的变更对整个营销平台的管理带来了巨大的压力。由于变更数据不能实时改变计划数据，产生了一系列问题。一是由于变更量大，很难为变更审批提供经验丰富的人员，经验的欠缺使审批人员很难对变更做出合理的判断，但在查找历史同类变更或数据时，非常困难；二是由于无法得到实时更新的计划数据，影响了正常的监督体系运转，比如我们的市场检查人员在检查时，对照计划并没有执行，但很可能所对照的计划已经或即将发生变化。监督体系运转不畅会影响绩效体系的运行，最终影响整个营销体系的效率。 3．效率与费用的问题： 在营销管理平台中，从横向看业务跨跃了多个流程，从纵向看，一笔业务需要经历四到五级审批，其间一笔交易可能需要打印、传真、电话确认多次，累积的开支非常庞大，每个期间的计划打印版就有几米高。可以想想，在没有信息管理系统的情况下，依靠人工的统计、传递审核，其效率有多大。 由于上述原因我们也在积极的寻求信息系统解决方案，但这一找就是4年时间，主要问题源于我们无法估计实施系统所带来的风险，由于营销管理的复杂性与关键性，使其在运行中不能出任何间断。其次是我们一直也没有找到一个最佳的解决方案，业务系统的复杂性要求解决方案横跨多项技术平台。 最终我们于2006年初选定了，上海源天软件有限公司作为该方案的供应商。当时选择的理由是其产品相对比较符合我们的业务，其次是其强大的咨询团队，可以为我们的变革提供技术保障。 由于业务的复杂与庞大，也决定了实施过程不会一帆顺利，这其间融入双方项目团队的巨大努力，实施过程中我们也进行了多项创新。 1．历时近四个月建立了一套立体的解决方案 在评估项目风险时，双方一致认为，解决方案的框架建立至关重要。在这一过程中，，源天软件团队中的咨询力量显示了强大的实力，针对营销业务，黄金搭档有丰富的经验，但有些方面是企业在发展到一定阶段的产物，随着企业的发展，这些不一定适用，尤其在信息系统解决方案中，很多方面并不适应。经常是一个问题双方各执一词，争论数天后经过双方的让步达成共识，这个方案就是这样一步步建立起来的， 整个解决方案即兼顾了现有业务，也考虑到了未来发展与外部接口，同时也为实施过程中的系统切换留有了余地。 2．灵活的产品为解决方案提供了保障 在需求中，即包括经营计划与预算，等复杂的业务逻辑，也包括计划审批与付款审批等，业务流程，过程中还夹杂着合同、变更申请、广告版本等文档，一般的应用软件根本无法应对，而源天的软件却提供了强大的技术保障。通过自定义的表单设计解决了复杂的计划模板问题，通过审批流程嵌入相关文档，完全仿真了真实业务，通过软件后台对文档的分类、命名规则的定义与强大的检索体系，使整个系统产生的重要数据与文档自动的保存下来，这些是企业积累下来最宝贵的价值。 3．建立了纵向流程测试，横向展开全面实施的系统上线策略 由于系统过于庞大，应用范围广，在系统上线前产生了争论，到底是选择几个子公司上线所有流程，还是选择一个或几个流程先在全公司上线。经过反复评估，我们选择了后者，原因是如果选择几个子公司进行全面测试，一是系统数据不具备完整性，只能作为测试用，不但增加了测试公司的工作量，而且很有可能因对手工系统的过渡依赖面影响测试效果。由于系统本身的特点，任何一个流程的特点类似，而系统实施的难点不在于几个流程有体区别，而在于操作人员对系统的适应程度，因此我们当时选择了付款流程作为整个系统的切入点，并从上线初始就高起点，在全过程取消对纸张的操作，置之死地而后生，这种作法取得了良好的效果，这为系统的全面上线提供了良好的保障。 4．双方项目组全身心的投入 为了项目的顺利上线，双方人员投入了巨大的精力。在测试过程中项目组总结了一套系统操作方法，并编制了手册，但在这基础上将系统操作的关键点总结成为“ ●●”字诀，作成一张小卡片，即方便又实用，这只是其间的一个细节， 正因为我们在实施过程中从大处着眼，小处入手，才保障了系统的成功上线。 经过项目组各方的一年努力，系统终于得以上线，对于一个庞大的系统实际上不用评价它的运行效果如何，只要系统上线后，没有出现连续的不稳定或中断，并且替代了手工业务的80%以上，也就实现了系统最关键的目的，通过数据的统一输入，留有痕迹的审批，数据的实时更新，对于一个庞大的组织来说是无价的，它解决了一个企业的控制风险问题，对管理层来说风险比效率对一个信息系统来说重要得多。通过系统的上线我们看到： 1． 市场检查人员可以通过上网查询到最新的计划，其检查数据无可争议，也加大了对市场人员的威慑力。 2． 营销管理人员可以实时查看线上待审批的单据，以监督审批人员的效率，这无形中加快了流程的速度，这不仅是因为电子化本身的提升，而是监督作用导致执行人员的自觉行为。 3． 财务人员可以随时查看下一期、下一月、后几天的付款计划，以安排资金，提升资金使用效率。 4． 管理层不用再担心数据或文档流失问题，所有关键数据与文档从输入开始就已经保存在了系统数据库中。 5． 绩效的计算、变更的审批受到了集中控制，其间的舞弊行为得到了良好的控制。
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| 发表于 2007-11-28 15:07:56 | |
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